La QR-facture suisse expliquée : structure et utilisation

Depuis le 30 septembre 2022, il n'existe plus qu'un seul standard en Suisse pour les factures papier et PDF avec section paiement : la QR-facture. Si vous facturez des clients en Suisse en tant que freelance, impossible d'y échapper. Dans cet article, nous expliquons ce qu'est exactement la QR-facture, comment elle est structurée, comment vos clients la paient – et comment créer gratuitement votre propre QR-facture en quelques minutes.

Qu'est-ce que la QR-facture ?

La QR-facture est le standard officiel suisse pour les factures avec section paiement intégrée. Son élément central est le Swiss QR Code : un code QR carré avec la croix suisse au centre, qui contient toutes les informations de paiement – bénéficiaire, IBAN, montant, monnaie, numéro de référence et communication.

La section paiement se trouve généralement dans le tiers inférieur de la facture et se compose de deux parties :

• Le récépissé (à gauche) : la partie la plus petite, que le payeur peut faire timbrer au guichet postal.
• La section paiement (à droite) : la partie la plus grande, avec le Swiss QR Code et toutes les données en texte clair.

Point important : toutes les informations contenues dans le code QR figurent aussi en clair à côté. Qui ne peut ou ne veut pas scanner le code saisit simplement les données à la main dans son e-banking.

La fin des bulletins de versement orange et rouge

Pendant des décennies, deux bulletins de versement ont marqué le trafic des paiements suisse :

• Le bulletin de versement orange (BVR) avec numéro de référence, pour le rapprochement automatisé des paiements.
• Le bulletin de versement rouge (BV) sans référence, mais avec un champ pour une communication.

La QR-facture a été introduite le 30 juin 2020 et a coexisté pendant un peu plus de deux ans avec les anciens bulletins. Le 30 septembre 2022, c'était définitivement terminé : depuis cette date, les banques et PostFinance ne traitent plus les bulletins orange et rouges. La QR-facture réunit les deux mondes dans un seul format – avec ou sans référence, avec ou sans communication, en francs ou en euros.

L'anatomie de la section paiement

Examinons de plus près les composants d'une QR-facture.

Le Swiss QR Code

Le Swiss QR Code contient toutes les données de paiement dans un format standardisé, défini par SIX (l'exploitante de l'infrastructure de la place financière suisse) dans les « Swiss Payment Standards ». La croix suisse au centre le distingue des codes QR ordinaires et sert de signe de reconnaissance.

IBAN ou QR-IBAN

Une QR-facture indique soit un IBAN ordinaire, soit un QR-IBAN :

• L'IBAN est votre numéro de compte habituel au format international (commençant par CH ou LI).
• Le QR-IBAN lui ressemble, mais contient un QR-IID spécial (identifiant d'institut entre 30000 et 31999) à la place du numéro de clearing bancaire. Vous obtenez votre QR-IBAN auprès de votre banque et n'en avez besoin que si vous voulez travailler avec des références QR.

Les trois types de référence

La QR-facture connaît trois variantes, qui correspondent aux anciens bulletins de versement :

1. Référence QR : une référence numérique de 27 positions, techniquement identique à l'ancienne référence BVR. Elle ne fonctionne qu'avec un QR-IBAN et convient à qui doit rapprocher automatiquement un grand nombre de factures.
2. Creditor Reference (SCOR) : une référence internationale selon ISO 11649 (commençant par « RF »). Elle s'utilise avec l'IBAN ordinaire et fonctionne aussi dans le trafic des paiements transfrontalier.
3. Sans référence : la variante la plus simple, avec IBAN ordinaire, comparable à l'ancien bulletin rouge. Pour l'attribution, on peut ajouter une communication non structurée (p. ex. le numéro de facture).

Pour la plupart des freelances au volume de factures modeste, la variante avec IBAN ordinaire – avec ou sans Creditor Reference – suffit amplement.

Montant, monnaie et informations supplémentaires

La section paiement indique en outre le montant (en CHF ou en EUR), l'adresse du débiteur ainsi que des informations supplémentaires facultatives. Le montant peut aussi rester vide – pratique par exemple pour les dons, où le payeur inscrit lui-même le montant.

Comment vos clients paient la QR-facture

L'un des plus grands avantages de la QR-facture : le paiement se règle en quelques secondes. Vos clients disposent de plusieurs possibilités :

• Application de mobile banking : scanner le code QR avec le smartphone, vérifier les données, valider le paiement. Aucune saisie manuelle, aucune erreur de frappe.
• E-banking sur ordinateur : scanner le code avec la webcam ou un lecteur – ou saisir manuellement les données en texte clair.
• Office de poste : la QR-facture peut être payée au guichet, en espèces ou par débit du compte, comme autrefois le bulletin de versement.
• Ordre de paiement : qui envoie ses paiements par ordre à sa banque joint simplement la section paiement.

Pour vous en tant qu'émetteur de factures, cela signifie : moins de questions, moins d'erreurs de paiement et des encaissements plus rapides.

Les avantages pour les freelances

Pourquoi la QR-facture vaut-elle particulièrement la peine pour les indépendants ?

• Image professionnelle : une QR-facture correcte inspire confiance – y compris auprès des grandes entreprises clientes, dont la comptabilité exige ce standard.
• Paiement plus rapide : plus le paiement est simple, plus le délai de règlement est court en pratique. Un scan remplace la saisie fastidieuse de l'IBAN.
• Moins d'erreurs : le montant, l'IBAN et la référence sont repris du code – fini les chiffres inversés.
• Rapprochement facile : avec une référence ou le numéro de facture dans la communication, vous voyez immédiatement quelle facture a été payée.
• Pas de papier spécial : les QR-factures peuvent être imprimées sur du papier blanc ordinaire ou envoyées en PDF par e-mail.

Créer une QR-facture gratuitement

Vous n'avez besoin ni d'un logiciel de comptabilité coûteux ni d'un abonnement pour créer des QR-factures conformes. Avec le générateur gratuit de gratisrechnung.ch, vous créez en quelques minutes une QR-facture complète au format PDF – avec un Swiss QR Code valide. Un assistant IA intégré vous aide à remplir la facture : décrivez simplement ce que vous voulez facturer, et la facture se remplit comme par magie.

Créer une QR-facture gratuitement – sans inscription, sans frais.

Questions fréquentes (FAQ)

En tant que freelance, ai-je besoin d'un QR-IBAN ?

Non. Le QR-IBAN n'est nécessaire que si vous voulez travailler avec la référence QR de 27 positions. Pour la plupart des indépendants, l'IBAN ordinaire suffit – le numéro de facture dans la communication permet l'attribution.

Puis-je envoyer la QR-facture en PDF par e-mail ?

Oui. La QR-facture fonctionne aussi bien sur papier qu'en PDF. Le code QR peut même être scanné directement à l'écran.

Les anciens bulletins de versement sont-ils encore valables ?

Non. Depuis le 30 septembre 2022, les bulletins orange (BVR) et rouges (BV) ne sont plus traités par les banques ni par PostFinance.

Puis-je facturer des montants en euros avec la QR-facture ?

Oui. La QR-facture prend en charge les monnaies CHF et EUR.

Combien coûte la création d'une QR-facture ?

Rien avec gratisrechnung.ch. Vous créez votre QR-facture gratuitement, sans inscription et avec l'aide d'un assistant IA.