Que doit contenir une facture suisse ? Check-list freelance

Quand on se lance comme freelance en Suisse, la question arrive vite : quelles mentions sont réellement obligatoires sur une facture ? Une facture incomplète peut retarder le paiement, être refusée par la comptabilité du client ou poser problème lors d'un contrôle fiscal. La bonne nouvelle : les exigences sont raisonnables. Cet article résume tout ce qui ne doit manquer sur aucune facture suisse.

Remarque : cet article fournit des informations générales et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal.

Les mentions obligatoires en un coup d'oeil

Une facture suisse formellement correcte contient les éléments suivants :

Votre nom et votre adresse – en tant qu'émetteur de la facture, tels que vous apparaissez dans vos affaires (raison individuelle, nom propre ou société inscrite)
Nom et adresse du client – complets et exacts, particulièrement importants pour les clients professionnels
Date de la facture – la date d'émission
Numéro de facture unique – séquentiel et sans doublon, p. ex. 2026-001, 2026-002
Description de la prestation – ce qui a été livré ou fourni, et sur quelle période
Quantités et prix – heures, unités ou forfaits avec les prix unitaires correspondants
Montant total – clairement indiqué, en francs suisses (CHF)

Si vous êtes assujetti à la TVA, d'autres mentions s'ajoutent :

Votre numéro TVA au format CHE-123.456.789 TVA
Le taux de TVA appliqué (p. ex. 8.1 % taux normal)
Le montant de la TVA ou l'indication que le montant s'entend TVA incluse

Pourquoi le numéro de facture est si important

Le numéro de facture semble anodin, mais il est central : il rend chaque facture identifiable de manière unique – pour votre comptabilité, pour le client et pour l'administration fiscale. Choisissez un système que vous pourrez tenir dans la durée, par exemple l'année suivie d'un numéro séquentiel (2026-001). Évitez les trous et les doublons dans la numérotation : cela soulève des questions inutiles en cas de contrôle.

Avec ou sans TVA : quel régime pour vous ?

La plus grande différence entre freelances concerne la taxe sur la valeur ajoutée.

Freelances non assujettis à la TVA

Si votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à CHF 100 000, vous êtes en principe exempté de l'assujettissement à la TVA. Dans ce cas :

Vous n'indiquez aucune TVA sur la facture – pas même « 0 % »
Vous n'indiquez pas de numéro TVA
Le montant facturé est le montant final, sans supplément de taxe

Une erreur fréquente : mentionner la TVA alors qu'on n'est pas inscrit. Celui qui fait figurer la TVA sur une facture la doit – même sans être enregistré. Si vous n'êtes pas assujetti, omettez donc complètement toute mention de TVA.

Freelances assujettis à la TVA

À partir de CHF 100 000 de chiffre d'affaires annuel, vous êtes assujetti et devez vous inscrire auprès de l'Administration fédérale des contributions. Vos factures doivent alors impérativement comporter :

Votre numéro TVA au format CHE-xxx.xxx.xxx TVA
Le taux applicable par position ou pour l'ensemble de la facture (taux normal 8.1 %, taux réduit 2.6 %, taux spécial hébergement 3.8 %)
Le montant de la TVA en francs, ou la mention claire « TVA 8.1 % incluse »

Vos clients professionnels ont besoin de ces indications pour récupérer l'impôt préalable. Si elles manquent, la facture revient souvent par retour de courrier.

Délai de paiement : 30 jours, la norme

En Suisse, le délai de paiement de 30 jours net est la convention usuelle. Vous pouvez convenir de délais plus courts (p. ex. 10 ou 20 jours), idéalement déjà dans l'offre ou le contrat. Indiquez le délai explicitement sur la facture, par exemple : « Payable à 30 jours ». Sans indication, la plupart des clients partent de toute façon sur 30 jours – une mention claire évite les discussions et vous donne une base solide pour les rappels.

La QR-facture : la partie paiement suisse

Depuis octobre 2022, les bulletins de versement ont disparu. Le standard pour les factures avec partie paiement est la QR-facture : une section normalisée avec le Swiss QR Code, qui contient toutes les informations de paiement – votre IBAN, votre nom, le montant et, en option, une référence ainsi que des informations supplémentaires.

Les avantages pour vous en tant que freelance :

Le client paie en quelques secondes en scannant le code dans son app bancaire – cela accélère nettement les encaissements
Moins d'erreurs de saisie sur l'IBAN et le montant
Avec une référence QR, vous pouvez rattacher automatiquement chaque paiement à la bonne facture

La partie paiement doit respecter le standard de SIX (dimensions précises, croix suisse dans le QR code, disposition des champs définie). Impossible de la construire à la main : il existe pour cela des générateurs qui créent une partie paiement conforme à la norme.

Obligation de conservation : 10 ans

Les livres comptables, pièces justificatives et la correspondance commerciale – vos factures en font partie – doivent être conservés en Suisse pendant 10 ans. Cela vaut aussi pour les freelances et les raisons individuelles. La conservation numérique est admise si l'intégrité et la lisibilité sont garanties. Concrètement : enregistrez chaque facture émise en PDF, idéalement avec une copie de sauvegarde à un second endroit.

Erreurs fréquentes – et comment les éviter

Numéros de facture manquants ou en double – tenez une simple liste ou un tableau de toutes vos factures émises
TVA indiquée sans être inscrit – vous devrez alors la taxe, même sans enregistrement
Format de numéro TVA incorrect – la forme correcte est CHE-xxx.xxx.xxx TVA, pas seulement l'IDE sans le suffixe
Description de prestation vague – « prestations de services » ne suffit pas ; indiquez le projet, l'activité et la période
Aucun délai de paiement indiqué – vous coûte du temps et de la clarté au moment des rappels
Anciens bulletins de versement ou simple mention de l'IBAN au lieu de la partie paiement QR – complique le paiement pour le client
Factures non archivées – lors d'un contrôle des années plus tard, les justificatifs manquent

La check-list du freelance

Avant d'envoyer chaque facture, passez ces points en revue :

Votre nom et adresse complets
Nom et adresse du client exacts
Date de facture présente
Numéro de facture unique et séquentiel
Prestation clairement décrite (quoi, combien, quand)
Quantités, prix unitaires et montant total en CHF
Si assujetti à la TVA : numéro CHE avec suffixe TVA, taux et montant
Si non assujetti : aucune mention de TVA
Délai de paiement indiqué (usuel : 30 jours)
Partie paiement QR avec IBAN correct
Copie archivée en PDF (à conserver 10 ans)

FAQ

En tant que freelance sans numéro TVA, ai-je quand même besoin d'un numéro de facture ?

Oui. Le numéro de facture unique figure sur chaque facture, indépendamment de l'assujettissement à la TVA. C'est la base d'une comptabilité en règle.

Puis-je envoyer mes factures uniquement par e-mail en PDF ?

Oui, les factures électroniques sont pleinement admises et courantes en Suisse. Veillez à ce que la partie paiement QR du PDF soit conforme à la norme et bien lisible.

Que se passe-t-il si une mention obligatoire manque ?

En général rien de dramatique – mais les clients professionnels peuvent refuser la facture, surtout si les indications TVA nécessaires à la récupération de l'impôt préalable font défaut. Dans le pire des cas, votre paiement est retardé de plusieurs semaines.

Dois-je facturer en francs suisses ?

Non, vous pouvez aussi facturer en EUR ou en USD. Pour le décompte TVA, les montants en monnaie étrangère doivent toutefois être convertis en CHF. Pour les clients suisses, le CHF reste la norme.

Facturer sans rien oublier

Le plus simple pour garantir que toutes les mentions obligatoires sont présentes : utiliser un outil qui impose la bonne structure. Avec notre générateur gratuit, vous créez en quelques minutes une facture suisse complète, avec partie paiement QR conforme à la norme – toutes les mentions décrites ici sont déjà prises en compte : Créer une facture gratuite maintenant.