Mehrwertsteuer für Freelancer in der Schweiz: Der Leitfaden

Als Freelancer in der Schweiz stellt sich früher oder später die Frage: Muss ich Mehrwertsteuer (MWST) verrechnen? Und wenn ja, wie weise ich sie korrekt auf meinen Rechnungen aus? Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Regeln zusammen – von der Umsatzgrenze über die aktuellen Steuersätze bis zur Abrechnung mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Hinweis: Dieser Artikel dient nur der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an eine Treuhandstelle oder direkt an die ESTV.

Wann wird die MWST-Registrierung Pflicht?

Die zentrale Zahl lautet: CHF 100'000 Jahresumsatz. Wer mit seiner selbstständigen Tätigkeit innerhalb eines Jahres weltweit mehr als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt, wird obligatorisch mehrwertsteuerpflichtig und muss sich bei der ESTV registrieren.

Wichtige Punkte dazu:

• Massgebend ist der weltweite Umsatz, nicht nur der Umsatz in der Schweiz.
• Die Pflicht beginnt grundsätzlich mit Aufnahme der Tätigkeit, wenn absehbar ist, dass die Grenze überschritten wird – oder auf Beginn des Folgejahres, wenn die Grenze im laufenden Jahr überschritten wurde.
• Wer neu startet, darf zunächst realistisch schätzen: Ist in den ersten zwölf Monaten mit mehr als CHF 100'000 zu rechnen, ist die Anmeldung von Anfang an nötig.
• Unterhalb der Grenze sind Sie von der Steuerpflicht befreit, dürfen sich aber freiwillig registrieren.

Freiwillige Registrierung: Wann lohnt sie sich?

Auch unter CHF 100'000 Umsatz kann eine freiwillige MWST-Registrierung sinnvoll sein:

• Vorsteuerabzug: Sie können die MWST auf Ihren Geschäftsausgaben (Laptop, Software, Miete, Beratung) zurückfordern. Bei hohen Investitionen in der Startphase ist das bares Geld.
• B2B-Kundschaft: Für Geschäftskunden ist Ihre MWST auf der Rechnung meist neutral, da sie diese als Vorsteuer abziehen können. Sie verlieren also keine Wettbewerbsfähigkeit.
• Professioneller Auftritt: Eine MWST-Nummer signalisiert Grössenordnung und Seriosität – manche Auftraggeber achten darauf.

Weniger attraktiv ist die freiwillige Registrierung, wenn Ihre Kundschaft vor allem aus Privatpersonen besteht: Für diese wird Ihre Leistung effektiv 8.1% teurer, weil sie keine Vorsteuer abziehen können.

Die aktuellen MWST-Sätze (seit 2024)

Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Sätze:

• Normalsatz: 8.1% – gilt für die meisten Dienstleistungen und Produkte, also auch für typische Freelancer-Leistungen wie Design, Programmierung, Beratung oder Texterstellung.
• Reduzierter Satz: 2.6% – für Güter des täglichen Bedarfs wie Lebensmittel, Medikamente, Bücher und Zeitungen.
• Sondersatz Beherbergung: 3.8% – für Übernachtungen inklusive Frühstück.

Für die allermeisten Freelancer ist nur der Normalsatz von 8.1% relevant.

Effektive Methode vs. Saldosteuersatz

Bei der Abrechnung mit der ESTV haben Sie die Wahl zwischen zwei Methoden.

Effektive Methode

Die Standardmethode: Sie rechnen die eingenommene MWST (Umsatzsteuer) mit der bezahlten MWST auf Ihren Ausgaben (Vorsteuer) ab und überweisen die Differenz. Die Abrechnung erfolgt vierteljährlich.

• Vorteil: Sie holen sich die volle Vorsteuer zurück – ideal bei hohen Ausgaben oder Investitionen.
• Nachteil: Mehr Buchhaltungsaufwand, da jede Ausgabe mit Vorsteuer erfasst werden muss.

Saldosteuersatzmethode

Die vereinfachte Methode für kleinere Unternehmen: Sie verrechnen Ihren Kunden ganz normal 8.1%, überweisen der ESTV aber nur einen branchenspezifischen Pauschalsatz auf Ihrem Bruttoumsatz (z. B. 5.9% oder 6.2% je nach Branche). Der Vorsteuerabzug ist damit pauschal abgegolten. Die Abrechnung erfolgt nur halbjährlich.

• Zulässig bis ca. CHF 5.024 Mio. Umsatz und CHF 108'000 Steuerschuld pro Jahr.
• Vorteil: Deutlich weniger Administration.
• Nachteil: Bei hohen Ausgaben mit viel Vorsteuer fahren Sie mit der effektiven Methode oft besser.

Für viele Dienstleistungs-Freelancer mit tiefen Ausgaben ist der Saldosteuersatz die bequemere und oft auch finanziell attraktive Wahl.

MWST korrekt auf der Rechnung ausweisen

Sobald Sie registriert sind, muss Ihre Rechnung folgende MWST-Angaben enthalten:

1. Ihre MWST-Nummer: die UID mit Zusatz, z. B. CHE-123.456.789 MWST
2. Den angewendeten Steuersatz: z. B. 8.1%
3. Den Steuerbetrag (oder den Hinweis, dass die MWST im Preis inbegriffen ist)

Mini-Beispiel: MWST-Zeile auf einer Rechnung

So sieht eine korrekte Rechnung mit MWST aus:

Position	Betrag
Webdesign, 20 Std. à CHF 250	CHF 5'000.00
Zwischentotal (netto)	CHF 5'000.00
MWST 8.1%	CHF 405.00
Total (brutto)	CHF 5'405.00

Dazu im Rechnungskopf oder -fuss: MWST-Nr.: CHE-123.456.789 MWST. Ihr Kunde zahlt CHF 5'405 – die CHF 405 leiten Sie (bei der effektiven Methode) an die ESTV weiter.

Abrechnung und Fristen

• Effektive Methode: Abrechnung pro Quartal.
• Saldosteuersatz: Abrechnung pro Halbjahr.
• Die Abrechnung ist jeweils innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode einzureichen und die Steuer zu bezahlen. Das geschieht heute online über das ESTV-Portal.
• Verspätete Zahlungen lösen Verzugszinsen aus – Fristen also im Kalender eintragen.

Praxistipp: Legen Sie die eingenommene MWST laufend auf ein separates Konto. So geraten Sie bei der Abrechnung nie in Liquiditätsnot.

Vorsteuerabzug: Geld zurück auf Ausgaben

Bei der effektiven Methode dürfen Sie die MWST abziehen, die Sie selbst auf geschäftlichen Ausgaben bezahlt haben – etwa auf:

• Hardware und Software
• Büromiete und Coworking
• Weiterbildung, Fachliteratur
• Beratung, Treuhand, Hosting

Voraussetzung ist eine korrekte Rechnung des Lieferanten mit dessen MWST-Nummer. Bewahren Sie Belege mindestens 10 Jahre auf.

FAQ

Ich verdiene CHF 60'000 pro Jahr. Muss ich MWST verrechnen?

Nein. Unter CHF 100'000 Jahresumsatz sind Sie von der Steuerpflicht befreit. Eine freiwillige Registrierung ist möglich, aber nicht Pflicht.

Zählt der Umsatz oder der Gewinn für die Grenze?

Der Umsatz (Ihre gesamten Einnahmen aus steuerbaren Leistungen), nicht der Gewinn.

Darf ich ohne Registrierung MWST auf die Rechnung schreiben?

Nein. Wer nicht registriert ist, darf keine MWST ausweisen. Zu Unrecht ausgewiesene Steuer ist geschuldet.

Welche Methode ist für mich besser?

Als Faustregel: tiefe Ausgaben und wenig Lust auf Administration → Saldosteuersatz. Hohe Ausgaben oder Investitionen → effektive Methode. Ein Wechsel ist unter Einhaltung von Fristen möglich.

Wie erhalte ich eine MWST-Nummer?

Sie melden sich online bei der ESTV an. Ihre MWST-Nummer entspricht Ihrer UID mit dem Zusatz «MWST».

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