Die Schweizer QR-Rechnung einfach erklärt: Aufbau & Nutzung

Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch einen Standard für Papier- und PDF-Rechnungen mit Zahlteil: die QR-Rechnung. Wer als Freelancerin oder Freelancer Rechnungen an Kundschaft in der Schweiz stellt, kommt an ihr nicht vorbei. In diesem Artikel erklären wir, was die QR-Rechnung genau ist, wie sie aufgebaut ist, wie Ihre Kundschaft sie bezahlt – und wie Sie in wenigen Minuten kostenlos eine eigene QR-Rechnung erstellen.

Was ist die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist der offizielle Schweizer Standard für Rechnungen mit integriertem Zahlteil. Herzstück ist der Swiss QR Code: ein quadratischer QR-Code mit dem Schweizer Kreuz in der Mitte, der sämtliche Zahlungsinformationen enthält – Empfänger, IBAN, Betrag, Währung, Referenznummer und Mitteilung.

Der Zahlteil befindet sich in der Regel im unteren Drittel der Rechnung und besteht aus zwei Bereichen:

• Empfangsschein (links): der kleinere Abschnitt, den die zahlende Person am Postschalter abstempeln lassen kann.
• Zahlteil (rechts): der grössere Abschnitt mit dem Swiss QR Code und allen Angaben in Klartext.

Wichtig: Alle Informationen im QR-Code stehen auch lesbar daneben. Wer den Code nicht scannen kann oder will, tippt die Angaben einfach von Hand ins E-Banking.

Das Ende der orangen und roten Einzahlungsscheine

Jahrzehntelang prägten zwei Einzahlungsscheine den Schweizer Zahlungsverkehr:

• Der orange Einzahlungsschein (ESR) mit Referenznummer, für automatisierten Zahlungsabgleich.
• Der rote Einzahlungsschein (ES) ohne Referenz, dafür mit Feld für eine Mitteilung.

Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt und lief gut zwei Jahre parallel zu den alten Scheinen. Am 30. September 2022 war endgültig Schluss: Seither verarbeiten Banken und PostFinance die orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr. Die QR-Rechnung vereint beide Welten in einem einzigen Format – mit oder ohne Referenz, mit oder ohne Mitteilung, in Franken oder Euro.

Die Anatomie des Zahlteils

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Bestandteile einer QR-Rechnung.

Der Swiss QR Code

Der Swiss QR Code enthält alle Zahlungsdaten in einem standardisierten Format, definiert von SIX (der Betreiberin der Schweizer Finanzplatz-Infrastruktur) in den «Swiss Payment Standards». Das Schweizer Kreuz in der Mitte unterscheidet ihn von gewöhnlichen QR-Codes und dient als Erkennungsmerkmal.

IBAN oder QR-IBAN

Auf einer QR-Rechnung steht entweder eine gewöhnliche IBAN oder eine QR-IBAN:

• Die IBAN ist Ihre normale Kontonummer im internationalen Format (beginnend mit CH oder LI).
• Die QR-IBAN sieht ähnlich aus, enthält aber eine spezielle QR-IID (Institutsidentifikation zwischen 30000 und 31999) an der Stelle der Bankenclearing-Nummer. Sie erhalten die QR-IBAN von Ihrer Bank und benötigen sie nur, wenn Sie mit QR-Referenzen arbeiten wollen.

Die drei Referenztypen

Die QR-Rechnung kennt drei Varianten, die den früheren Einzahlungsscheinen entsprechen:

1. QR-Referenz: eine 27-stellige numerische Referenz, technisch identisch mit der alten ESR-Referenz. Sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN und eignet sich für alle, die viele Rechnungen automatisch abgleichen wollen.
2. Creditor Reference (SCOR): eine internationale Referenz nach ISO 11649 (beginnend mit «RF»). Sie wird mit der normalen IBAN verwendet und funktioniert auch im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr.
3. Ohne Referenz: die einfachste Variante mit normaler IBAN, vergleichbar mit dem alten roten Einzahlungsschein. Für die Zuordnung kann eine unstrukturierte Mitteilung (z. B. die Rechnungsnummer) mitgegeben werden.

Für die meisten Freelancer mit überschaubarem Rechnungsvolumen ist die Variante mit normaler IBAN – mit oder ohne Creditor Reference – völlig ausreichend.

Betrag, Währung und Zusatzinformationen

Der Zahlteil weist zudem den Betrag (in CHF oder EUR), die Adresse der zahlungspflichtigen Person sowie optionale Zusatzinformationen aus. Der Betrag darf auch leer bleiben – praktisch etwa für Spenden, wo die zahlende Person den Betrag selbst einträgt.

Wie Ihre Kundschaft die QR-Rechnung bezahlt

Einer der grössten Vorteile der QR-Rechnung: Bezahlen ist in Sekunden erledigt. Ihre Kundschaft hat mehrere Möglichkeiten:

• Mobile Banking App: QR-Code mit dem Smartphone scannen, Angaben prüfen, Zahlung freigeben. Kein Abtippen, keine Tippfehler.
• E-Banking am Computer: Den Code mit der Webcam oder einem Lesegerät scannen – oder die Klartextangaben manuell erfassen.
• Poststelle: Die QR-Rechnung kann wie früher der Einzahlungsschein am Schalter bar oder per Kontobelastung bezahlt werden.
• Zahlungsauftrag: Wer seine Zahlungen per Auftrag an die Bank schickt, legt den Zahlteil einfach bei.

Für Sie als Rechnungssteller heisst das: weniger Rückfragen, weniger Zahlungsfehler und schnellere Zahlungseingänge.

Vorteile für Freelancer

Warum lohnt sich die QR-Rechnung gerade für Selbstständige?

• Professioneller Auftritt: Eine korrekte QR-Rechnung signalisiert Seriosität – auch gegenüber grossen Firmenkunden, deren Buchhaltung den Standard voraussetzt.
• Schnellere Bezahlung: Je einfacher das Bezahlen, desto kürzer die Zahlungsfrist in der Praxis. Ein Scan ersetzt das mühsame Abtippen der IBAN.
• Weniger Fehler: Betrag, IBAN und Referenz werden aus dem Code übernommen – Zahlendreher gehören der Vergangenheit an.
• Einfacher Abgleich: Mit Referenz oder Rechnungsnummer in der Mitteilung erkennen Sie sofort, welche Rechnung bezahlt wurde.
• Kein Spezialpapier nötig: QR-Rechnungen dürfen auf normalem weissem Papier gedruckt oder als PDF per E-Mail verschickt werden.

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Häufige Fragen (FAQ)

Brauche ich als Freelancer eine QR-IBAN?

Nein. Die QR-IBAN ist nur nötig, wenn Sie mit der 27-stelligen QR-Referenz arbeiten wollen. Für die meisten Selbstständigen reicht die normale IBAN – die Rechnungsnummer in der Mitteilung genügt für die Zuordnung.

Kann ich die QR-Rechnung als PDF per E-Mail verschicken?

Ja. Die QR-Rechnung funktioniert auf Papier und als PDF gleichermassen. Der QR-Code lässt sich auch direkt ab Bildschirm scannen.

Sind die alten Einzahlungsscheine noch gültig?

Nein. Seit dem 30. September 2022 werden orange (ESR) und rote (ES) Einzahlungsscheine von Banken und PostFinance nicht mehr verarbeitet.

Kann ich mit der QR-Rechnung auch Beträge in Euro fakturieren?

Ja. Die QR-Rechnung unterstützt die Währungen CHF und EUR.

Was kostet das Erstellen einer QR-Rechnung?

Mit gratisrechnung.ch nichts. Sie erstellen Ihre QR-Rechnung kostenlos, ohne Registrierung und mit Unterstützung durch einen KI-Assistenten.