Was eine Schweizer Rechnung enthalten muss: Freelancer-Checkliste

Wer als Freelancer in der Schweiz Rechnungen schreibt, steht früher oder später vor der Frage: Welche Angaben sind eigentlich Pflicht? Eine unvollständige Rechnung kann dazu führen, dass Kunden die Zahlung verzögern, die Buchhaltung des Kunden die Rechnung zurückweist oder es bei einer Steuerprüfung Probleme gibt. Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind überschaubar. Dieser Artikel fasst zusammen, was auf keiner Schweizer Rechnung fehlen darf.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die Pflichtangaben auf einen Blick

Eine formell korrekte Schweizer Rechnung enthält folgende Elemente:

Ihr Name und Ihre Adresse – als Rechnungssteller, so wie Sie im Geschäftsverkehr auftreten (Einzelfirma, eigener Name oder eingetragene Firma)
Name und Adresse des Kunden – vollständig und korrekt, besonders wichtig bei Firmenkunden
Rechnungsdatum – das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
Eindeutige Rechnungsnummer – fortlaufend und ohne Duplikate, z. B. 2026-001, 2026-002
Beschreibung der Leistung – was wurde geliefert oder erbracht, in welchem Zeitraum
Menge und Preis – Stunden, Stück oder Pauschalen mit den jeweiligen Einzelpreisen
Gesamtbetrag – klar ausgewiesen, in Schweizer Franken (CHF)

Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, kommen weitere Angaben hinzu:

Ihre MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST
Der angewendete MWST-Satz (z. B. 8.1 % Normalsatz)
Der MWST-Betrag oder der Hinweis, dass der Betrag die MWST einschliesst

Warum die Rechnungsnummer so wichtig ist

Die Rechnungsnummer wirkt banal, ist aber zentral: Sie macht jede Rechnung eindeutig identifizierbar – für Ihre Buchhaltung, für den Kunden und für die Steuerbehörden. Wählen Sie ein System, das Sie durchhalten können, etwa Jahr plus fortlaufende Nummer (2026-001). Vermeiden Sie Lücken oder doppelte Nummern, das wirft bei Prüfungen unnötige Fragen auf.

Mit oder ohne MWST: Was gilt für Sie?

Der grösste Unterschied zwischen Freelancern betrifft die Mehrwertsteuer.

Nicht MWST-pflichtige Freelancer

Liegt Ihr Jahresumsatz unter CHF 100'000, sind Sie in der Regel von der MWST-Pflicht befreit. In diesem Fall gilt:

Sie weisen keine MWST auf der Rechnung aus – auch nicht «0 %»
Sie geben keine MWST-Nummer an
Der Rechnungsbetrag ist der Endbetrag, ohne Steuerzuschlag

Ein häufiger Fehler: MWST ausweisen, obwohl man nicht registriert ist. Wer MWST auf der Rechnung ausweist, schuldet diese auch – selbst ohne Registrierung. Lassen Sie das Thema MWST auf der Rechnung also komplett weg, wenn Sie nicht eingetragen sind.

MWST-pflichtige Freelancer

Ab CHF 100'000 Jahresumsatz sind Sie MWST-pflichtig und müssen sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung registrieren. Auf Ihren Rechnungen gehören dann zwingend:

Ihre MWST-Nummer im Format CHE-xxx.xxx.xxx MWST
Der Steuersatz pro Position oder für die ganze Rechnung (Normalsatz 8.1 %, reduzierter Satz 2.6 %, Sondersatz Beherbergung 3.8 %)
Der MWST-Betrag in Franken, oder der klare Hinweis «inkl. 8.1 % MWST»

Ihre Firmenkunden brauchen diese Angaben, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Fehlen sie, kommt die Rechnung oft postwendend zurück.

Zahlungsfrist: 30 Tage sind der Standard

In der Schweiz gilt die Zahlungsfrist von 30 Tagen netto als übliche Konvention. Sie dürfen kürzere Fristen vereinbaren (z. B. 10 oder 20 Tage), sollten dies aber idealerweise schon in der Offerte oder im Vertrag festhalten. Schreiben Sie die Frist explizit auf die Rechnung, etwa: «Zahlbar innert 30 Tagen». Ohne Angabe gehen die meisten Kunden ohnehin von 30 Tagen aus – eine klare Angabe vermeidet Diskussionen und gibt Ihnen eine saubere Grundlage für Zahlungserinnerungen.

Die QR-Rechnung: der Schweizer Zahlteil

Seit Oktober 2022 haben Einzahlungsscheine ausgedient. Der Standard für Rechnungen mit Zahlteil ist die QR-Rechnung: ein genormter Abschnitt mit Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen enthält – Ihre IBAN, Ihren Namen, den Betrag und optional eine Referenz sowie zusätzliche Mitteilungen.

Die Vorteile für Sie als Freelancer:

Kunden bezahlen per Scan in der Banking-App in Sekunden – das beschleunigt den Zahlungseingang spürbar
Weniger Tippfehler bei IBAN und Betrag
Mit einer QR-Referenz können Sie Zahlungseingänge automatisch der richtigen Rechnung zuordnen

Der Zahlteil muss dem Standard von SIX entsprechen (genaue Masse, Schweizer Kreuz im QR-Code, definierte Feldanordnung). Von Hand baut man das nicht – dafür gibt es Generatoren, die den Zahlteil normkonform erstellen.

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz – dazu gehören Ihre Rechnungen – müssen in der Schweiz 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt auch für Freelancer und Einzelfirmen. Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unverfälschbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Praktisch heisst das: Speichern Sie jede ausgestellte Rechnung als PDF ab, idealerweise mit einer Sicherungskopie an einem zweiten Ort.

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern – führen Sie eine einfache Liste oder Tabelle aller ausgestellten Rechnungen
MWST ausgewiesen ohne Registrierung – Sie schulden dann die Steuer, auch ohne Eintrag
Falsches MWST-Nummernformat – korrekt ist CHE-xxx.xxx.xxx MWST, nicht nur die UID ohne Zusatz
Vage Leistungsbeschreibung – «Dienstleistungen» genügt nicht; nennen Sie Projekt, Tätigkeit und Zeitraum
Keine Zahlungsfrist angegeben – kostet Sie im Zweifel Zeit und Klarheit beim Mahnen
Alte Einzahlungsscheine oder blosse IBAN-Angabe statt QR-Zahlteil – erschwert dem Kunden die Zahlung
Rechnungen nicht archiviert – bei einer Prüfung nach Jahren fehlen dann Belege

Die Freelancer-Checkliste

Gehen Sie vor dem Versand jeder Rechnung diese Punkte durch:

Eigener Name und Adresse vollständig
Name und Adresse des Kunden korrekt
Rechnungsdatum vorhanden
Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Leistung klar beschrieben (was, wie viel, wann)
Mengen, Einzelpreise und Gesamtbetrag in CHF
Falls MWST-pflichtig: CHE-Nummer mit Zusatz MWST, Satz und Betrag
Falls nicht MWST-pflichtig: keinerlei MWST-Angaben
Zahlungsfrist angegeben (üblich: 30 Tage)
QR-Zahlteil mit korrekter IBAN
Kopie als PDF archiviert (10 Jahre aufbewahren)

FAQ

Brauche ich als Freelancer ohne MWST-Nummer trotzdem eine Rechnungsnummer?

Ja. Die eindeutige Rechnungsnummer gehört auf jede Rechnung, unabhängig von der MWST-Pflicht. Sie ist Grundlage einer ordnungsgemässen Buchführung.

Darf ich Rechnungen nur per E-Mail als PDF verschicken?

Ja, elektronische Rechnungen sind in der Schweiz vollumfänglich zulässig und üblich. Achten Sie darauf, dass der QR-Zahlteil im PDF normkonform und gut lesbar ist.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Meist nichts Dramatisches – aber Firmenkunden können die Rechnung zurückweisen, insbesondere wenn MWST-Angaben für den Vorsteuerabzug fehlen. Im schlimmsten Fall verzögert sich Ihre Zahlung um Wochen.

Muss ich in Schweizer Franken fakturieren?

Nein, Sie dürfen auch in EUR oder USD Rechnung stellen. Für die MWST-Abrechnung müssen Fremdwährungsbeträge aber in CHF umgerechnet werden. Für Schweizer Kunden ist CHF der Normalfall.

Rechnung schreiben, ohne etwas zu vergessen

Am einfachsten stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind, indem Sie ein Tool nutzen, das die Struktur vorgibt. Mit unserem kostenlosen Generator erstellen Sie in wenigen Minuten eine vollständige Schweizer Rechnung inklusive normkonformem QR-Zahlteil – alle hier beschriebenen Angaben sind bereits berücksichtigt: Jetzt gratis Rechnung erstellen.